Leia nesse artigo dicas e informações sobre o processo de recebimento de mercadorias
A escolha de fornecedores é uma das etapas mais importantes para um negócio seguir no caminho do sucesso. Isso pode ser observado durante o processo de recebimento de mercadorias.
Caso você ainda não tenha um processo de recebimento de mercadorias definido e adequado para a sua empresa, perceba que pode estar perdendo muitos recursos nesse momento. Aproveite para aprender a executar essa tarefa, ou eliminar problemas existentes.
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Passo a passo para o recebimento de mercadorias
– Identificação das mercadorias por meio de notas de entrega, material físico e o pedido realizado.
– Remanejamento e/ou separação das mercadorias. Esse momento serve para organizar a mercadoria e também inspecioná-la. Caso a entrega tenha sido fracionada e não única. Já que teria havia a oportunidade de realizar a vistoria no primeiro passo.
Para mercadorias avariadas, é preciso ter um acordo claro com o fornecedor sobre o processo de devolução, envolvendo prazos, custeio do frete, custeio de embalagens, entre outros detalhes especiais.
É importante evitar a impossibilidade de devolução do material recebido com avarias. Por isso, melhor que seja identificado o quanto antes e documentado de forma clara para ambas as partes.
– É importante realizar um controle sobre devolução de produtos devolvidos. A fim de mensurar o retrabalho e providenciar normas para melhorias.
– Alimentar planilhas ou o sistema com os dados do recebimento. Identificando o veículo, os responsáveis pela entrega e pelo recebimento, e todas as informações sobre a mercadoria.
O que não fazer no processo de recebimento de mercadorias
Um dos erros que não devem ser cometidos no processo de recebimento de mercadorias é a ausência de leitura da nota fiscal. Isso evita erros simples como o recebimento de quantidades equivocadas de produto. Ou o repasse de códigos fiscais errados. E até mesmo cobranças indevidas.
Na nota fiscal conferir sempre: Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço, Natureza, Operação e Vencimento da Nota Fiscal. No pedido conferir sempre: Prazo, Preço, Desconto, Atraso, Saldo, Frete e Quantidade.
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E fisicamente a mercadoria deve bater: Validade e Qualidade. Além de ter a embalagem em perfeito estado de conservação.Para possíveis problemas assuma uma postura assertiva e negocie pontos como:
– Mercadoria sem pedido: se pode ou não ser recebida e posteriormente devolvida, ou ainda, negada. Isso pode ser acordado com o fornecedor.
Isso tudo porque o recebimento de mercadoria implica na utilização de espaço físico, na responsabilidade sobre o produto e na organização de toda a operação.
O recebimento de mercadorias é um processo trabalhoso e complexo. Envolve questões físicas, espaço, tempo e toda a responsabilidade fiscal sobre a mercadoria. Além de influenciar nas vendas e pagamentos dentro do prazo.
Para lojas virtuais que trabalham com uma grande variedade de produtos e mantem relacionamento comercial com diversos fornecedores, o controle no processo de recebimento de mercadorias deve ser preciso e rigoroso.
Afinal, mercadorias vindas de localidades diferentes necessitam de cuidados diversos.
A importância de modernizar o seu negócio
O simples fato de decidir investir em uma impressora que faça a leitura de código de barras de produtos e notas fiscais compreende em economia de tempo.
Afinal, qualquer dificuldade no registro dos documentos (pedidos de compra e notas fiscais) e na conferência física dos itens das mercadorias recebidas pode gerar consequências (como multas) muito mais onerosas.
Além disso, o trabalho que várias pessoas deveriam executar, pode ser feito apenas por uma quando equipamentos e sistemas adequados são utilizados.
A solução mais comum encontrada é planilhar o recebimento, isto é, conferir peça a peça e digitar a nota. Porém o processo, além de ser extremamente lento, contribui com o erro.
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Atualmente, é possível registrar notas ficais imediatamente, o que facilita a conferência física. Evite armadilhas e invista em tecnologia de acordo com as suas necessidades.
Recebimento de mercadoria do cliente
Quando o cliente desiste da compra ele tem direito a troca ou substituição, seja porque o produto estava avariado ou por comodidade da loja.
Assim, há esse tipo de recebimento a fazer, o de devolução. Para esse tipo de recebimento, as etapas de conferência devem ser respeitadas.
Mas é importante destacar no ato da venda para o cliente, que mantenha a embalagem, além do produto, mais parecida possível como foi entregue. Assim, os seus custos com novas embalagens podem ser eliminados. Além de ter a chance de fazer uma análise melhor sobre as condições do produto devolvido.
Portanto, desenvolva um manual de devolução com todas as orientações para o seu cliente. De modo que transtornos com falta de informação sejam evitados.
Processo de troca
Algo muito comum no e-commerce é oferecer a possibilidade de troca facilitar para o consumidor, principalmente porque ele não teve a chance de tocar e visualizar o produto.
Por isso as lojas oferecem alternativas para o processo de troca, como a retirada no endereço de entrega ou postagem sem custo via Correios.
Isso porque o Código de Defesa do Consumidor aborda os prazos para a troca de produtos, por defeitos ou por conveniência.
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Assim, a ideia pode ser absorvida de replicada para quando mercadorias recebidas de fornecedores são entregues com defeitos, por exemplo.
A loja precisa estar atenta em caso de defeito de fabricação para dar sequência ao processo de ressarcimento.
Para as trocas solicitadas pelo cliente, é importante definir prazos de acordo com a lei e oferecer a possibilidade de rastreamento do item.
Nesse momento, a comunicação (seja por telefone, e-mail ou outros meios) deve ser ágil. Realize registros sobre essas situações e deixe o cliente à par de qualquer eventualidade.Pode ser a sua chance de fidelizar um cliente e ganhar um garoto-propaganda para a sua loja.
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