A administração de um estoque de loja varia de acordo com o tamanho de sua loja, tipo de produto, segmento você pode ter uma equipe que cuide principalmente desse setor, de acordo com o tipo de estoque que você optar por suas funções tem a aumentar ou então tem a opção de terceirizar seu estoque.
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Vamos dar algumas dicas para qualquer segmento e exemplificar alguns seguimentos distintos para você poder visualizar os meios iguais e diferentes de cada um e assim com esses exemplos encaixar o perfil de sua loja virtual ou produto.
Não precisa terceirizar, não precisa de profissional, se você estiver iniciando seu negócio, uma planilha do Excel pode guardar todas as suas informações de controle de estoque.
Caso sua empresa seja de porte médio ou grande você pode obter software especializado ou até terceirizar esse setor ou caso você disponha de capital para esse tipo de investimento, mas no caso de começar de começar do zero e com poucos recursos uma planilha serve muito bem, basta segui-la e atualizar sempre que for preciso.
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Mas mesmo com toda a tecnologia a sua disposição você terá que eventualmente conferir seu estoque fisicamente e atualizar seu sistema de quantos produtos tem de subdividi-lo por cor, tamanho, tecido, marca, dependendo do seu negócio.
Faça a análise do que mais vende e do que menos vende, sabendo qual produto tem mais procura, aceitação, mais sucesso você poderá reduzir seu segmento a um determinado produto e dando a ele uma importância e destaque maior, pode também agregar ele a algum produto não tão bem aceito assim, produtos com fluxo menor podem ter descontos atrativos, promoções, assim com a queda de preço desses produtos encalhados você pode renovar com algo de maior aceitação no mercado naquele momento.
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O local do estoque deve ser limpo, arejado, protegido de ação do tempo e ação de insetos, ter uma boa distribuição para a locomoção dos produtos, seja manualmente ou através de uma empilhadeira, ter boa iluminação, local limpo sem pó ou poeira, treine seu pessoal para manter os produtos nas ordens correspondentes, suas cores, tamanhos, sempre atualizado estoque com planilha ou programa.
Um dos principais fantasmas do e-commerce é o atraso da entrega, se a loja se prontifica a vender um determinado produto de cor e modelo especifico, na hora de retirar do estoque se percebe que não há disponível o produto, pode-se entrar em contato com o fornecedor que lhe pedira um certo tempo para encontrar o que você precisa.
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Isso já gera atraso entre você e seu cliente, o produto pode estar fora de catálogo e seu fornecedor não se dispõe a realizar a entrega pois esse não se encontra mais disponível, o que você deve fazer é falar com o cliente mostrar produtos semelhantes ao que foi comprado, dar opções de desconto, dar opções de escolher algo semelhante, ou simplesmente devolve o valor pago e aguarda uma próxima compra.
Seu estoque tem que ser sempre atualizado, sempre com coisas novas, se você tem 12 peças disponíveis no seu site mostre que tem 8 peças sempre reserve alguns modelos, cores e tamanhos, para alguma eventualidade.
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As vantagens de se ter Estoque:
• utilizar adequadamente o capital de giro do negócio.
• evitar atrasos no fornecimento de materiais e componentes.
• suprir as necessidades de vendas na medida da demanda.
• evitar a obsolescência e desvios de produtos e materiais.
• adequar-se às cotas de fornecimento.
• liberar espaços produtivos.
• identificar produtos que estão sem giro.
• conhecer a influência do estoque nos resultados financeiros.
• Estratégia frente ao capital de giro e o atendimento a clientes.
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Os 5 mandamentos da Gestão de Estoque:
1. Quanto mais área se ocupa com armazenagem, menos área se torna disponível para vendas!
2. Um lugar para cada artigo e um artigo em cada lugar. Artigos diferentes, locais diferentes, facilita muito.
3. Nunca estoque o desnecessário.
4. O estoque não deve estar alto quando o caixa (dinheiro disponível) está baixo.
5. O nível dos estoques deve acompanhar a venda dos produtos.
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Dicas de Gestão de Estoques:
• planejar o estoque hoje é zelar pelo capital de giro amanhã!
• Inventários periódicos auxiliam na identificação de furtos ou desvios de estoques.
• O custo de aquisição dos artigos é importante. Mantenha-o sempre registrado!
• Sistemas informatizados ágeis facilitam controle, gestão e consulta aos estoques!
• Controle a validade e a aceitabilidade dos itens de estoques.
• comprar bem é comprar o produto certo, na qualidade adequada, no tempo e na quantidade certa!
• O controle visual dos artigos estocados é tão ou mais importante que relatórios informatizados.
Vamos dar exemplos de controle de lojas de roupas:
Peps – Primeiro que entra primeiro a sair – A primeira roupa que entra no estoque é a primeira a sair. O raciocínio é simples no momento em que você tira um produto do estoque, você dá preferência a um produto mais antigo, os produtos mais novos são os primeiros a vender para os clientes.
O PEPS é muito usado em produtos perecíveis, pois faz o produto mais antigo ser vendido primeiro. Sua vantagem está também em facilitar sua gestão financeira você trabalha com o preço de custo dos produtos é possível fazer a diferença no preço do mesmo produto, passando o aumento e desconto obtido nas compras mais antigas em relação as compras mais recentes. Quem trabalha com importação, faz a diferença competitiva pois comprar com o dólar em baixa significa uma margem maior no mesmo preço de venda.
UEPS – A sigla pode ser lida como o último a entrar, primeiro a sair
A ideia é que o último item comprado é o primeiro a ser vendido, o UEPS não pode ser viável por existir a possibilidade da primeira mercadoria comprada, no momento da venda pode estar vencida.
No entanto é um método de controle de estoque mais eficiente para o planejamento de produção, permitindo ajustes rápidos nos preços e quantidades a serem fabricados com o consumo real. Uma vez que os últimos itens são os primeiros a serem vendidos, consegue-se uma média de consumo do período, conseguindo prever o consumo futuro à medida que novos produtos vão entrando no estoque.
Ele tende a reduzir a margem de lucro operacional das empresas, sendo que no momento da mediação os fatores externos momentâneos como inflação, variação cambial, etc. são repassados ao preço de custo da mercadoria, por essa razão ele não é aceito pela Receita Federal. Não somente para atender a legislação vigente, mas é para controlar rigorosamente o que entra e o que sai da empresa para evitar prejuízos e distorções nos cálculos operacionais.
