E-mail empresarial ou pessoal qual usar em seu negócio.Leia nesse artigo e veja qual é o ideal para trabalhar
Devemos separar nossa vida pessoal da profissional, é uma maneira de organizar os setores de nossa vida. Não misturar a vida pessoal com a profissional, mesmo redes sociais devem ser diferenciadas não adicionamos maridos, esposas, filhos em grupos referentes ao trabalho, ou não somos adicionados em grupos de escolas de nossos filhos ou sobrinhos.
A diferença da sua apresentação
Em um e-mail empresarial utilize uma foto neutra para a identificação, nada de fotos em baladas, festas, aniversários de filhos. Também não precisa ser uma foto de RG, ou uma foto com roupas a rigor, uma foto simples, num local claro, com roupas neutras simples, cabelo penteado, rosto limpo são o básico para qualquer pessoa que tenha uma vida profissional e para que ela seja identificada, deixe as fotos divertidas para seu e-mail pessoal, perfil de redes sociais.
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E-mail pessoal ele é seu
Em seu e-mail pessoal você pode dispor de várias pastas para cada assunto, assinaturas de newsletter, para mensagens de amigos, piadas, vídeos e fotos da internet, enfim vários tipos de pastas catalogando os e-mails que você recebe. Neste e-mail você é livre para qualquer tipo de descrição, foto, roupas que usa, ele é seu de seus amigos e familiares. Deve ser sempre limpo para que não aconteça erros ao acessar ou arquivar suas mensagens pessoais.
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A empresa é minha então posso usar meu e-mail pessoal
Pode até ser sua empresa, mas você terá contatos com clientes, fornecedores, investidores, sócios, funcionários e eles não procuram você, procuram sua empresa, seus serviços, seus produtos por essa razão é bom ter o e-mail da sua empresa separado.
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Para a proteção das informações de sua empresa, planilhas, dados de funcionários, contas bancarias de funcionários, contas da empresa, contas de fornecedores e investidores, muitas informações que devem ser protegidas para o bem de sua empresa e de seus envolvidos. No caso da empresa ser sua as informações dos envolvidos e da sua empresa estão sob sua responsabilidade.
Qual a diferença do e-mail empresarial para o pessoal
Neste caso usamos o e-mail corporativo, um e-mail onde todos têm contato com cada setor da empresa, ao receber ou enviar um e-mail todos catalogados naquele e-mail corporativo receberam uma cópia desse e-mail. O endereço do e-mail tem o nome da pessoa com o nome da empresa junto (funcionario@nomedaempresa.com),portanto esse e-mail oficial é identificado como o da empresa, qualquer coisa enviada ou recebida por ele quem responde é a empresa.
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As vantagens de um e-mail corporativo:
Credibilidade:
Ao se ter um e-mail corporativo com o nome de uma empresa registrada, as empresas colaboradoras terão confiança em uma possível parceria, clientes terão a segurança em passar suas informações.
Organização:
Um e-mail que seja exclusivo para assuntos de trabalho, onde você tenha acesso a documentos, contratos, solicitações, você também pode criar pastas exclusivas para cada assunto, descartando spans, pastas para cada setor da empresa, dentre outras opções.
Controle e Segurança:
Empresas de tecnologia protegem esse e-mail o que o torna mais seguro na troca de informações e evitando a invasão de vírus em sua caixa de entrada, o e-mail corporativo é uma propriedade da empresa então precisa da segurança de suas informações.
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E-mail corporativo e os seus erros
E-mail corporativo é da empresa e não do funcionário:
Não receba em seu e-mail corporativo descontos de lojas, avisos de ofertas, cartas de amor ou qualquer outra coisa que seja pessoal, não permita que a sua vida pessoal invada a profissional.
Evite abreviações, palavrões e gírias:
Abreviações como vc, tmb, omg dentre outras não utilize os emoticons, gifs, figurinhas de nenhuma espécie. Não escreva palavrões pois vai demonstrar vulgaridade e é chega a ser falta de educação. Seja cuidadoso ao escrever verifique antes de enviar o que você escreveu, as vezes quando digitamos e-mail pelo celular o corretor ortográfico erra a palavra e caso você não alterar a informação pode não ser compreendida.
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Erros de Ortografia:
Ao escrever um e-mail tenha sempre o cuidado de não cometer erros ortográficos, erros de pontuação, se for preciso digite o e-mail no Word e depois copie e cole no e-mail e mesmo assim antes de enviar releia o texto. Esteja sempre atento.
Não utilize a caixa alta:
Quando escrevemos o e-mail, não identificam nosso tom de voz, não conseguem analisar de qual forma estamos falando, mas ao digitar em caixa alta as pessoas entendem como uma forma de grito, repulsa, raiva, impaciência para destacar algo coloque em negrito, use alguma cor, coloque entre parênteses, faça algo moderado, mesmo que seja resposta de algum e-mail malcriado mantenha a calma e escreva com profissionalismo sendo discreto, firme e direto.
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Formalidade no e-mail corporativo:
Sim, deve-se ter formalidade ao enviar e-mail para pessoas da empresa seja desde o proprietário até o porteiro. Use as expressões como prezado (a), senhor (a), caro (a) para começar o e-mail, para a despedida pode-se usa expressões como “
Atenciosamente” as expressões como “ abraço” “beijo” deixem para o e-mail pessoal. Faça uma assinatura profissional, automática. Não se esqueça de que o e-mail corporativo é a propriedade da empresa e muitas vezes a porta de entrada para os contatos importantes como parceria, sociedade, fornecedores a primeira impressão é a que fica por tanto se apresente de forma educada, formal.
Você tem que tratar com as pessoas como quer ser tratado
Se coloque no lugar da pessoa, se imagine entrando em contato com uma empresa, para investir nela seu dinheiro, como você conseguiria confiar em um e-mail corporativo que não tem uma assinatura sem saber quem é que está conversando com você se é um funcionário da parte de produção, se é algum gerente, se é o próprio dono ou responsável pela empresa.
Vamos simplificar ainda mais você entra na internet para comprar um par de tênis para seu futebol de final de semana em uma loja de produtos esportivos, ao navegar pela loja você percebe que não há um endereço, um telefone para contato, somente um e-mail você confiaria em digitar seus dados de cartão de credito? Seu endereço?
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Essa falta de segurança é incomoda, agora imagine outro caso você entra em seu local de trabalho e as pessoas simplesmente ignoram você, não respondem seu Bom Dia, não lhe oferece um sorriso ao ver você é claro que ficamos incomodados, o e-mail é a mesma coisa é também um contato social seja ele profissional ou pessoal, por essa razão seja sempre atencioso, educado e cordial.
Respondendo à pergunta do início devemos usar o e-mail empresarial para os negócios e os pessoais para contatos particulares, coisas de nosso dia a dia. Obrigado e até a próxima.
